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员工花名册 · “i人事”用户手册 · 看云

花匠小妙招
2025-07-21 12:41

[TOC] ## 在“部门设置”里，总裁办只能设置1个吗？是的。 ## 如何选择员工花名册的维度设置？每个公司可以根据自己公司需要的员工花名册维度，进行针对性的选择。为了减少选择，我们对一些必要的维度项提供默认选择。您选择好的员工花名册维度，将自动出现在[员工花名册](https://www.irenshi.cn/web/assets/view/roster/index.html#/roster-staff.roster-staff-list)内。 ## 如何实现花名册导入？可以有四种方式实现员工花名册的导入： 1. 若您已经有已在职员工的数据，可以直接以excel表的形式导入；适用于已经入职的，且大量的员工，可一次性全部导入。> 员工花名册导入可以采用系统推荐的模版，也可以自行设置模版，但需遵循以下原则：> - 里面有些维度项，系统已经设置好了备选项，则必须在导入的excel文件中该维度下面也采用相同的备选项，否则系统将不能识别，无法导入； > - 选择导入的 Excel 表的表头（第一行）里的列名必须与系统中所选定的表头维度名称完全相同**（其中姓名、证件号、手机号码、入职日期是必需的）**，表头维度顺序可与系统中不一致；> - 也可单独导入几列更新已存在的数据，适用于单独统一更新某项数据。其中姓名、证件号、手机号码这三项必须要有，同时加上需单独更新的列数据即可。> 为了方便您导入，我们设置了模版。您可以先下载模版，然后把您excel表的数据按照列分别复制过去，再导入即可。 1. 新入职的员工，可以通过手机端办理入职，提交的入职信息会出现在审批中心——入职审批中，当HR审批完成以后，该员工信息会自动加入到花名册中；适用于之后新增的入职员工，而无需HR先进行个人信息的收集。 1. 零星的员工新增，可以通过花名册中‘新增’来完成。适用于零星的新员工新增。 1. 在招聘环节，当面试通过且通过录用审批以后，员工报道时，可直接从招聘模块一键入花名册。当HR审核信息完成提交以后，员工的个人信息自动进入到花名册中。 ## 为什么员工花名册全部或部分导入不了？可能有以下原因： - 您导入的文件不是xls、xlsx（即我们通常所说的excel表）格式文件； - 您导入的文件的第一行的维度名称，和系统设定的维度名称不一致； - 您导入的文件中所列内容，不是系统中所备选的内容。比如：婚姻状况，系统中只有“已婚”和“未婚”两种，您的文件中可能含有“离婚”等选项。 - 您导入的Excel文件的第一行，不是花名册维度，而是其他内容； - 您导入的excel文件里必须包含：姓名、证件号、入职日期、手机号这四项，缺少其中一项都导入不进去； - 您导入的excel表文件中，手机号或身份证号有重复的，被系统默认为是同一个人，就会导不进去； - 您导入的excel表文件中，有其他非法或特殊字符；为了方便您导入，我们设置了模版。您可以先下载模版，然后把您excel表的数据按照列分别复制过去，再导入即可。 ## 我原始的EXCEL表中，员工花名册的维度和系统中的维度顺序不一致，可以直接导入吗？可以的，但是须与系统中设置好的员工花名册维度名称保持完全一致。 ## 可以单独导入一列或几列花名册数据吗？可以的。但是**必须辅助于必须要的三列数据：姓名、证件号码、手机号码**，再加上要导入的单独一列或者几列数据。这个适用于某项数据要单独更新的状况下使用。 ## 员工花名册新增个人，和员工通过手机端办理入职HR审批通过新增个人，这两种方式有什么区别吗？没有任何区别，只是两种不同的途径而已。后一种主要用于已经有很多人在职，或者暂时不太方便通过手机app办理入职程序的员工。 ## 员工花名册里，单个员工后面的“删除”选项和员工通过正常办理离职程序，在花名册里有什么区别？员工正常办理离职以后，在花名册里，该员工会继续保留，但状态变成了离职状态。如果在花名册里删除，则该员工将彻底与该公司脱离任何联系，在该公司的花名册里也将查询不到该员工的任何信息。 > **特别注意：**删除以后，该员工在后台的信息将不可恢复。只能重新以新人身份办理入职。 ## 直接在HR管理后台编辑并变更员工的信息，可以吗？可以。系统自动认定：HR（注册系统的超级管理员）是该系统的最高管理员，他可以直接修改并编辑、删除公司在系统里的任何信息。对员工花名册的编辑，可以点击员工姓名，进入编辑页面。点击每一项的编辑按钮，即可实现编辑。编辑完成以后保存。员工编辑，可以上传照片、并对员工的信息进行修改。 > 在员工花名册里删除掉员工信息以后，该员工的所有信息将不再出现在花名册。所以，**一般情况下，请不要删除员工花名册的信息**。除非您认为以后将不会再需要该员工的信息。 ## HR办理员工离职 HR也可以在此处由HR发起员工的离职申请（花名册最后一列）。此情况适用于当员工没办法通过手机端办理离职时，或员工被动离职时，HR可以在此直接发起对该员工的离职程序。 ## 员工离职以后，手机端还能看到相关信息吗？员工离职以后，员工的手机端就自动和后台解除了关联，手机端无法再登录，也看不到相关手机端的数据了。离职的标准是： 1. 员工已经申请了离职且HR在后台已经审批通过并归档； 2. HR已经在后台直接办理了员工的离职。 ## 如何直接在花名册中改变员工的在职状态？比如说从离职改为在职，或从在职改为离职？为了维护数据的严肃性，系统不允许直接修改员工的状态，否则将对数据的统一性产生影响。 - 如果想从离职改为在职，只能通过重新入职的方式办理。 - 如果想从在职改为离职：可以由HR直接在审批中心发起该员工的离职，并提交给自己审批。审批通过以后，HR归档后，员工状态将自动变为离职。 - 如果该员工的数据已经无用，可以直接删除。删除以后的数据将不再系统里。请慎重使用。 ## 合同记录中的数据从何而来？合同管理的数据，是随着花名册导入或新增，自动生成的。当然，前提是您已经在花名册中增加了员工的试用期和当前合同期的维度，并填写相关数据。 ## 新入职、离职的员工，会自动在合同记录里增加和减少吗？通过手机端app办理入职和HR通过后台直接在花名册内新增的新入职员工，系统会自动增加到合同记录里，但需要： 1. 在“公司设置”模块首先进行“合同设置”； 2. 有入职日期，试用期期限等数据。否则，系统会自动生成一条记录，但是不会生成完成的数据。比如：没有合同结束日期。 > 离职的员工，员工花名册内会自动变成离职状态。 ## 员工的工龄数据是不断自动更新的吗？是的。当员工入职时，会有一个历史工龄，该工龄是指员工在入职本公司之前，在其他公司的历史累计工龄。该工龄数据是历史数据，由HR填写，员工在本公司工作期间，该数据不会更新。同时员工入职以后，会有一个本公司工龄，是指在本公司的累计工龄。这个数据会按照入职时间自动更新。 ## 合同预警是自动的？预警提示在哪里？预警的天数如何设置？合同预警是自动的。预警将会提示在[审批中心-合同审批](https://www.irenshi.cn/web/assets/view/approval/index.html#/contract.contract-approval-list)中。在[员工花名册-合同记录](https://www.irenshi.cn/web/assets/view/roster/index.html#/roster-contract.roster-contract-list)页面，左上角的‘合同设置’里设置预警提前天数。 ## 如果“合同记录”功能内员工的入职日期、试用期等信息与“员工花名册”里的信息不一致，未来合同预警，以哪个数据为准？审批中心里的合同预警数据，均自动以“员工花名册”下“合同记录”里的数据为准。之所以这样设置，是为了适应一些特殊的个案，因为您可以根据特殊个案的情况，在合同管理里单独进行上述数据的修改。而员工花名册里都是按固定的格式设置，不会根据个案做灵活处理。 ## 如果不想让某个员工的联系信息出现在手机里的通讯录，如何操作？只要在电脑端的[员工花名册->通讯录](https://www.irenshi.cn/web/assets/view/roster/index.html#/roster-address.roster-address-book)，在该员工后面的“在手机端隐藏”打勾即可。 ## 通讯录里的信息如何修改？通讯录里的数据，都是严格的从花名册里抓取过来的。若想修改，必须回到花名册中更改。花名册中更改后，通讯录中自动修改。 ## 生日名单中的数据如何修改？生日名单的信息，也是随着花名册中的数据自动生成的，且和花名册中数据保持一致的。在缺省状态下，系统自动生成自当前日开始为期一个月的生日名单，HR可以自行筛选日期，生成其他月的生日名单。生日名单也可以导出。 > 如果某员工在花名册中的生日设置为农历，系统会自动将本年的农历生日转换成本年的公历日期，并显示在生日名单中。 ## 自定义提醒的如何设置？预警出来的信息在哪里体现？自定义提醒的每项数据直接在单项数据里设置预警时间。预警出来的信息，将直接出现自定义提醒页面，而非是在审批中心。HR可以在此办理相关预警事项。 ## 什么是职级管理？为什么要设置职级管理？职级管理是为了方便公司因为员工年龄、工龄、经验和学历等因素进行差异化管理，而对员工进行职位等级划定的一项管理内容。我们建议您设置两条线：管理线和专业线： - 管理线可以以M1、M2、M3……逐层递增； - 专业线可以以P1、P2、P3…… 其中，假设设定M1=P1，并不代表M1和P1是相同的，仅代表他们两个职级在该公司内部是处在同一水平线。设置了职级，可以根据职级对相应的人员进行分层管理。比如说在社保缴纳上，可以规定公司几级以上的人员按照不同的基数缴纳。当然也可以不设置职级。 ## HR发起批量离职能否操作不可以，只能在在职人员花名册中找到相应员工，点“离职”按钮，逐条操作。不可以通过导出花名册，修改员工状态及最后工作日再导入的方式实现。 ## HR因误操作使员工离职，如何处理？如果员工误操作为离职，只能重新入职，不可以修改在职状态。 ## 怎样把离职员工变回在职？已经离职的员工，无法将其状态直接改回在职，可以重新入职。 ## 在花名册中的离职员工再次入职如何操作？在离职人员花名册中找到该员工导出，在表格中修改员工状态为在职，删除最后工作日及其他必要信息的修改，然后再导入花名册。 ## 新员工如何申请入职？ HR可以将自己公司的二维码发给员工，或者员工直接在登录APP时输入公司名称和自己的手机号注册就可以走入职流程了。员工首次注册时系统会发验证码，之后员工自己设置密码即可。 ## 通讯录查看的权限如何设定？员工花名册-通讯录菜单中，后面有可选项设置。 ![](https://box.kancloud.cn/8051c848c26ea75f12168ff485878fc8_558x80.png) ## 按部门顺序导出花名册如何操作？员工花名册中，可分别按部门、工号等字段排序，排序后再导出就可以了。 ## 员工上传信息后是否可以撤回或补充材料？员工不可以再撤回或补充，上传到后台的薪资只能在HR端修改。 ## 在部门设置中，无法设置部门负责人？在员工花名册中，将部门负责人的【是否是部门管理者】勾选为【是】，在部门设置中，就可以选择设置部门负责人。

封面 “i人事”简介一、开始使用注册登录工作台二、公司账户三、员工花名册花名册合同记录基本管理数字合同其他四、考勤假期考勤假期设置考勤报表排班管理年假管理考勤机使用如何选择考勤机中控U160安装与配置中控U160员工数据同步中控U160排班设置中控U160实时数据传输考勤机数据下载到i人事五、薪资福利薪资福利设置薪资管理福利管理六、审批中心审批流程流程设置七、绩效考核八、招聘管理九、培训发展十、其他辅助功能小红花推送消息邮箱设置手机App功能设置十一、数据安全说明十二、常见问题-FAQ 系统使用系统账号（App和后端）推送消息收不到推送的消息怎么办应用定位人事模块公司账户员工花名册考勤假期如何提高考勤地点精度薪资福利审批中心绩效考核招聘管理培训发展其他辅助功能账号升级