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在商业报告里加入图表

无图无真相,在商业报告里,也可以说是如此。

商业报告里常用的图有几种?

饼图 pie chart 描述比例

柱状图 bar chart 描述趋势(不放例图了,后面会进一步解释)

折线图 line chart 描述趋势

组织关系图 organisational chart 描述结构

流程图 flow chart 描述流程

表格基本都类似,横的一行叫row,竖的一列叫column。

使用图表的原则

使用图表的目标是支撑文字叙述或者结论,便于读者阅读理解。如果图表与你在报告里提出的观点等文字关系不大,为了不引起误解或者带来干扰信息,不妨将该图表放在附录里。

使用图表的原则,简单说就是方便阅读,细致点的:

1.图例要清晰、坐标、表头等信息要完备。

2.紧密地团结在以图表所解释文字为核心的那一段落周围,坚持在所有报告不动摇。

3.如果报告预计要用黑白打印,注意各类数据表示的时候方便读者区分,比如柱状图的柱子里使用不同方向的斜线、格线等等。

4.格式要求:

- 表格的题目在表格上方。

- 图片的题目在图片下方

- 严格按顺序统一编号

- 引用的数据要写明来源,类似下面这样:

Table 1: Bad Guys Killed by Captain America

表格内容

Source: Minority Report (2015).

5.不要让读者自行解读数据,作者要明确写出图表的意义。

下面举两个柱状图的例子。

柱状图

1.分段单柱图(segmented vertical bar graph)

Figure 3. Product A sales vs Product B sales

Source: CozyReport Corporation (2015)

注意看图中每一个柱子都是分段(segment)的。这种形式的柱状图既能表现同期数据之间的相互比例,也能表达前后数据的变化趋势。

2. 多柱图(multiple vertical bar graph)

这种形式的柱状图适合多个不同分类数据(例图中是X和Y两种型号的引擎净收入数据)的对比。

文字如何描述图表中的数据以及规律?

图表搞定,剩下的就是要用文字来解释图表。一般都遵循下面两个步骤:

1.说清图表数据的含义,从哪里来,代表的是什么数据,以及(如果有)它们有哪些局限性。

2.说清从图标数据出发,总结出来的规律、发现的现象等等。

下面的句子说了图表数据的含义:

- This figure refers to the domestic sales only, however... (数据代表国内销售数据,有局限性)

- Figure 2
demonstrates/shows/highlights/underscores
XXX company’s domestic sales...(Underscore是强调的意思)

说清数据的含义之后,要开始总结数据的规律,当然更可以把这两个步骤无缝连接为一句话。

- The last two bars in the bar graph represent the strong increase in share performance across the whole portfolio.

图中最后两个柱子,代表了整个投资组合里股票的强劲表现。

- The strongest performing affiliate is X as highlighted in Graph 3.

表现最好的分销商是X,在图3里已经高亮标出了。

常用于“图表表达了XXX规律”的短语

普通使用,引出图表规律的:

articulate

demonstrate

describbe

illustrate

represent

show

加强使用,需要强调图表中规律的:

accentuate 着重指出

affirm 证明

agree with

assert 断言

emphasise

establish 制定、创立

highlight

maintain 坚持

stress 强调

suggest

support

underscore

驳斥甚至颠覆已有规律的:

contradict 反驳,驳斥; 否认; 与…矛盾,与…抵触;

disagree with

dispute

refute 驳斥,驳倒; 否认真实性;

根据实际情况,可以用上述词来替换之前例句中的粗体部分。

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