怎样执行一场茶会？这是很多来弘益大学堂上课的同修比较关心的课题。
6月11日晚上，昆明温德姆至尊豪庭大酒店6楼会议厅，宾朋满座，华茶之夜茶会，一场跨界传播中国茶的国家级茶会，正在举行。现场40位茶人共同为前来参加2017年中国——南亚商务论坛的中外商界精英、投资人、还有中国茶爱好者们，呈现了一场别致的中国传统生活美学茶会。现场20个茶席的200多位嘉宾中，除了有中国茶的爱好者，还有中国、印度的许多精英企业家，他们并不了解中国茶，正是这样一场茶会让大家开始爱上中国茶。
衡量一场茶会的成功，不只是顺利完成茶会，还要让参与者对茶的认知有更新，体验达到预期。看用户怎样在朋友圈分享这场茶会，就可以评判这场茶会的效果。哪些环节和方法可以给用户带来良好的体验？如何让用户在参与过程中主动传播你的茶会？作为本场茶会的执行之一，接下来我们将以华茶之夜为例，告诉大家怎样执行一场茶会。
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1000平米会场，20席茶席，只有2小时的布置时间！
是的，本场200多人参加的茶会，里里外外整个现场的布置，只有2个小时的时间。同一会场下午的论坛活动17点结束，距离19点的茶会开始，只有短短2个小时。我们需要在这两个小时之内完成哪些准备事项呢？
一、内场 17点——18点完成
1.整个会场翻台转场，20席茶台座椅摆放整齐；20席茶席布置完毕，所用茶器茶叶全部备齐，插花、烛光美化完成。
2.流程ppt预览，现场音效调试，主持环节串联。
3.茶会流程单和品宣物料放置。
二、外场 17点——18点完成
1.主题背景墙、嘉宾签到台、产品展示区搭建完成。
2.签到表单、品宣物料、极礼品放置到位。
3.茶会导示牌落位酒店大堂，电梯口。
三、后场 17点——18点45完成
1.泡茶用水加热。
2.茶歇准备。
无论怎样准备，最后一刻总是感觉茶会没准备够。这是多年积累得来的茶会经验。所以这样一份事项清单以及时间进度表，对于茶会最后的准备必不可少。事无巨细，反复检查，凡是需要准备的事项都逐一列入。有了这份表单，可以帮助你监控所有现场准备工作，最大限度地确保万无一失。
最后2小时，这是茶会准备最关键的时间，用一份表单把握住这2小时，这是你最应该做的。
席主在专心布置茶席
茶席上放置插花、烛光
物料的放置
签到台的布置
最后这2小时极为关键，但绝不是说所有的准备工作都放在这最后2小时就可以了。大家需要明白的是，这最后2小时是整个茶会执行计划当中的一个环节，除此之外，要完成前面计划好的各个环节，否则，最算再给你2小时也不够。
前期工作有哪些重要环节？
所有茶会物料按时准备到位，这是茶会举办的物质基础。本场茶会的物料分为5个类别：布置茶席用、布景装饰用，宣传展示用、后勤保证用，现场直播用，大大小小全部物料超过500样。同样也要有一个表格清单，清楚填写所需准备物料的品名、数量、负责人员，以及到位时间节点等，直观明确，不管数量多少，花费时间长短，都能准确帮助完成茶会物料的准备。
主题场景搭建。关于布景装饰，这里需要多说一些。在这个看重颜值的时代，茶会的“颜值”同样值得花费，一场茶会能否产生互动传播，能否给用户良好体验，布景装饰有很大作用。本场茶会我们特地在会场外搭建起一个30平米的茶会主题背景，后景是一幅完整的宋代西园雅集图高清喷绘，前景专门选用上百年的名木古家居摆放，再由茶师精心布上茶席，一个现代感十足的场地立刻就变身成为一个中国古典茶空间，加上光影特效，还有宋代造型的乐师现场中国民乐演奏，整个氛围营造美伦美奂。用户刚出酒店电梯踏进6楼，能立刻被吸引并转换过度到茶会场景当中。茶会入场之前，大量人群聚集在此，争相拍照发朋友圈，这个主题场景搭建是茶会外场的亮点，带来了很好的互动传播。当然，这也是必须按计划在前一天晚上完成的工程。
乐师在现场演奏
插花。另有一个重要布景环节——插花，这是提升茶会氛围的必要元素。考虑到这场的规模，以及所需插花作品的数量，这场茶会场内场外、茶席场景的全部25件插花，特地交由两位花艺老师进行创作。这25件插花作品都是当天在后场进行插作的，且每一件都不重复。花器的选用必须提前和老师沟通准备好，打包带到会场。花材是前一天晚上与老师一起到花市挑选采购的。为了插花作品呈现出最好的状态，全部插花作品都是当天创作，从早上9点开始，一直到下午17点，8个小时才全部完成。别惊讶一场茶会如此繁杂，今天想要吸引用户就是要在细节上做足文章。
花艺老师在插花
茶会现场的插花作品
会场正式开放，嘉宾入场之前，完成一次巡检。按照用户体验顺序巡检
外场。检查导示牌、主题背景墙的布置，落实外场工作人员到位情况，交代叮嘱特别的（重要嘉宾）接待细节。
签到台。检查名单、签到表、笔墨、礼品、品宣物料等的到位情况，与负责签到的人员，对接媒体朋友的签到细节。
展示区。检查产品的摆放，以及接待人员的到位情况。
此刻，外场务必各就各位，严正以待。如设有直播，也可以进入直播间预热，分享链接，准备发车。
全体茶师，席主和助泡，排队演练入场顺序和礼仪。由此，全体茶师开始调整状态，做好进场前最后的准备。
茶师整队练习入场礼仪
内场。召集所有内场机动人员，巡视所有茶席。检查茶器是否都齐备，插花、烛灯是否都放置美观，品宣物料是否如数摆放。座椅调整摆放整齐。
查看茶席的准备
后场。最后到后场巡视后勤保障，尤其是泡茶热水的准备情况。叮嘱司水人员，随时注意水量水温。
巡视，一方面是发现问题，查缺补漏，另一方面也要和每一位茶会工作人员进行最后的沟通和鼓励。万事俱备，至此，你可以专注等待茶会的正式开启了。
话说回来，这场茶会的准备当然不止是这两小时。茶会的策划、传播、报名、联络、会场搭建、物料设计、运输安装等茶会前期事宜，已由茶会工作小组，按照工作计划，提前按进度开动了。
茶会预告中茶会的宣传报名至关重要，这是茶会前期的工作重心，毕竟茶会得有人来参与。
善于运用微信、微博等社交平台进行传播扩散，做互动，找亮点，贴热点，比如茶会有哪些大咖、男神、女神要来参加；可以喝到某款名气很大的茶品；有什么首发公布；或是有什么新奇的体验和难得展示的机会……总之，要能给用户的参与制造一个预期。
线上线下有效投放宣传物品，比如：线下投递茶会邀请，面对面宣讲邀请；线上朋友圈、微博分享茶会流程图等。广而告之，口口相传。
报名工作指定专人负责，一对一解答用户对茶会的询问，以及报名的确认、跟进、提醒等动作。用你的热情与真诚，锁定每一位与你发生链接的用户。他们可以说是茶会的种子用户，请善待。
以上都是本场茶会得以顺利进行的前奏，但前奏的顺畅协调，并不意味着茶会就是完美的。这也是为什么我开头说，感觉茶会怎样准备都不够的原因。
这里有个观点，特与各位做交流。茶会开始以后，全场的关注都落在茶席上，都落到每个人的杯中滋味里，茶汤一定要泡好。茶会不是来看人泡茶的，来听人讲茶的，是来喝茶的。茶汤的表现才是王道，所以，一定要确保茶师能把茶泡好。
提前与茶师沟通烧水加热的客观条件（尤其是户外茶会），甚至要能了解到泡茶用水的水质情况，这些细节关系到茶汤的表现，都得认真确认。这场茶会因为酒店一开始提供的泡茶用水不佳，造成茶汤不好喝，后来立刻沟通调整，才算是挽回了过来。
茶会绝不是形式上的喝茶，要能喝到好茶，才是一场茶会的根本。值得我们重视。
怎样执行一场茶会，这是我复盘华茶之夜茶会的内容，结合实例进行说明，也算是一则【学堂笔记】。这样的方式如果你喜欢，弘益大学堂还会整理更多笔记与你分享。
在弘益大学堂的国家高级茶师班课程中，茶会的举办，会有专题讲授和实操指导。弘益大学堂的高级茶艺师班结业考试，除了笔试和实操，还有一项就是同修们共同举办一场茶会。可谓贴合当前需求，注重实际应用。
刚刚结束的19期茶师班，期间正值本场国家级的茶会——华茶之夜的举办，本期26位同修得以真正参与到这场极高规格茶会的过程当中，以席主和助理茶师的身份全程完整地学习一场茶会的组织和执行。也在此感谢这期26位同修的参与！
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