婚礼中的项目管理(详尽)
第一部分 婚礼分析
1.婚礼，一生中最重要的项目
(1)美国项目管理协会对项目的定义：项目是为了完成某个独特的产品或服务所做的一次性努力
(2)婚礼是非常特殊的项目
- 意义重大：一生一次
- 高风险：出现任何问题都会留下终生遗憾
- 控制难度大：新郎新娘婚礼当天事务繁忙，无法“专职”于项目管理
2.婚礼成功的标准
(1)项目成功的标准：让客户非常满意
(2)婚礼的“客户”：
- 新娘
- 双方父母
- 双方亲友
- 双方公司同事、老板
3.如何让新娘满意
(1)了解新娘的需求：
- 酒店要求不高，不必五星级，不需要草坪婚礼
- 不能过于喧闹庸俗，要温馨浪漫
- 恋爱时送花太少，婚礼现场要鲜花“密布”
- 婚纱照要有水准，台湾化妆师、摄像师
- 欧美或澳洲度蜜月，不跟团，15天以上
- 婚礼要有亮点，不允许出错留下遗憾
(2)最重要的一点：要让新娘始终沉浸在幸福的喜悦中，让新人成为婚礼的中心
4.其他“客户”
其他“客户”
(1)双方父母
- 不喜欢白色主题，鲜花布置以红色、粉色为主
- 为双方父母置装
- 安排双方父母上台发言，为双方父母献花
(2)双方领导、长辈、老师
- 专人引座，安排合适的人在同一桌照顾他们
(3)所有来宾
- 婚礼内容丰富、紧凑、不乏味，有新意
- 酒水菜式满意，上菜速度适中
- 交通便捷
5.婚礼团队
(1)一个优秀的团队是项目成功的关键
(2)8位微软同事，8位同学、好友、亲戚
- 婚礼当天总管：共事3年同一个Team的同事，共同合作过10多个项目，30多次共同出差，“同吃同住”
- 婚礼司仪：微软同事，《出租司机给我上的MBA课》作者，主持过多次微软亚太级别峰会；“封山之作”
- 证婚人：微软老板，多次微软大型会议Keynote Speaker，对新郎新娘都很了解
- 婚礼现场布置：微软中国100多位MVP的主管，“能分辨六种以上不同的玫瑰”
(3)4位项目管理专家，之前曾帮多位同事组织婚礼
6.婚礼外包管理：部分外包
(1)外包原则：只做自己擅长的事儿
(2)婚宴：衡山宾馆（婚礼1年前预定）
- 四星级以上，宴会厅没有柱子遮挡视线
- 交通便利，地铁沿线；菜式丰富，让来宾满意
(3)场地婚车鲜花布置：直接外包给花店
- 签订详细合同，规定鲜花种类、数量
- 专人管理，婚宴结束后付款
(4)婚车租赁：奥迪A6 （上海大众租赁车队）
- 车况一定要好（专人介绍），前一天打蜡
(5)摄影摄像：前上海电视台摄影师，专业摄像师
(6)化妆：三家试妆后选定，提前半年预定
7.婚礼亮点安排（Killing Features)
(1)突出新人，以新人为中心
- 司仪不可喧宾夺主，让全场目光始终聚焦新人
- 不做“沉默”的新人：对父母师长致谢献花、抒发现场感受、迎客送客
- 新郎现场献歌
(2)“大佬”的贺词:张亚勤发来的新婚祝辞
(3)“高科技”签到系统
(4)国外好友的视频祝贺
(5)新人的多段视频、花絮
8.婚礼流程和时间管理
(1)日程表越细越好：晚宴日程精确到“分钟”
(2)日程中加入Buffer Time
(3)每个工作项明确负责人、协调人
(4)事先确定优先级低的，可以临时取消的内容
9.详尽的物品清单
(1)分别列出男方、女方、新家、酒店所需的物品清单
(2)物品的采购费时费力
10.沟通管理
(1)双方父母：提前两周熟悉婚礼流程，婚礼当天下午彩排走台，了解双方亲友座位
(2)婚礼团队：提前一周熟悉场地，流程演练，当天下午彩排走台；制作相关人员通讯录，人手一份
(3)酒店人员：提前一周认识酒店当天主管、领班、灯光师、音响管理人员，了解服务员、厨师人数；当天由婚礼团队总管打点红包喜糖香烟
(4)外包各方沟通：提前一周再次确认外包需求、婚礼当天到场时间地点
(5)所有宾客三次沟通：发请柬前、发请柬后、婚礼前一天，确认是否出席
11.婚礼的重头：风险管理
这些风险都曾在一些婚礼上发生过：
- 婚车抛锚，新郎新娘迟到
- 来宾过多或者过少
- 音响出错，婚礼进行曲只放了一半；自己的音乐放不出
- 新娘婚纱破了，新郎衬衫都是汗水
- 上菜过快，来宾过早退席
- 电脑投影出错，制作的影片无法放映
- 红包丢失；不够钱付帐，现场拆红包
- 眼镜撞碎了
- 同楼层不同婚宴厅相互干扰
- 来宾过分要求导致新郎新娘无法应对
- 婚礼尚未结束，酒店开始收桌子、红地毯、撤鲜花烛台
12.一些风险应对措施
(1)婚车不要求豪华、加长，但要新，车况要好；提前熟人预定；事先安排救急车辆
(2)来宾出席情况再三确认，最后仍有3人未能出席
(3)音响、灯光自己安排专人负责，提前试用
(4)婚纱买一件租一件，准备备份衬衫，备份眼镜
(5)婚礼团队总管和酒店领班协商控制上菜速度
(6)电脑投影提前检查，当天两台笔记本电脑（备份），另联系一台投影仪以备不时之需
(7)专人收红包，统一管理，及时入保险箱
(8)事先和酒店、花店商定，不许婚礼结束前清理现场
(9)实现安排有分量的“解围”人员，婚礼司仪倡导“文明”婚礼氛围
(10)其他一切突发事情由婚礼团队总管全权负责处理
13.其他
记得感谢所有给予你帮助的人
所有现场的鲜花可以送给出席婚礼的来宾
记录所有红包的“数目”和名字，准备回礼
婚礼只是万里长征第一步；推荐《金婚》
婚姻会让男人变得成熟
附录1:婚礼安排
(1)婚席座位安排
(2)人员安排
(3)婚礼流程表(简)
(4)婚礼流程协调清单
(5)物品清单
物品清单
NO
项目
提供方
负责人
备注
宾馆
新人
女方家
1
鲜花
*
玮玮
鲜花提前一天从花店买，当天带去
2
花瓶
*
妈妈
提前准备
3
巧克力
*
妈妈
当天带去
4
果盘
*
妈妈
提前两天拿去
5
水果
*
妈妈
提前一天买，当天带去
6
早生贵子汤
*
妈妈
当天带去
7
喜字
*
爸爸
室内提前两天贴，大门口当天贴
8
鞭炮及打火机
*
爸爸
提前准备
9
化妆镜子
*
玮玮
当天带去
10
新娘婚纱1套、束身内衣、裙撑、头纱、手套、皇冠
*
玮玮
当天带去
11
新娘白色皮鞋、丝袜
*
妈妈
当天带去，妈妈保管
12
红包
*
妈妈
提前一天准备，当天带去
13
餐巾纸、小毛巾、湿巾纸、牙签、厕纸等物品
*
妈妈
提前两天带去
14
对碗礼盒
*
妈妈
提前两天拿去，洗干净，当天再洗一遍
15
吸管
*
妈妈
供新娘喝水用，当天带去
16
矿泉水8瓶
*
爸爸
提前两天带去
17
新娘捧花
*
斌斌
扎花车的时候问老板娘要
男方家
1
鲜花
*
婆婆
鲜花提前一天从花店买
2
花瓶
*
婆婆
提前准备
3
巧克力
*
婆婆
当天摆放
4
果盘
*
婆婆
提前准备
5
水果
*
婆婆
提前一天买，当天摆放
6
早生贵子汤
*
婆婆
当天准备
7
喜字
*
婆婆
当天贴
8
鞭炮及打火机
*
婆婆
提前准备
9
红包
*
婆婆
提前一天准备
10
喜字火柴
*
婆婆
当天摆在桌上装样子
新家
1
鲜花
*
玮玮
鲜花提前一天从花店买
2
花瓶
*
妈妈
3
巧克力
*
妈妈
4
果盘
*
妈妈
5
水果
*
妈妈
提前一天买
6
茶及茶杯
*
妈妈
茶杯、茶叶提前一天准备
7
喜字及拉花
*
爸爸
室内提前两天贴，大门口当天贴
8
鞭炮及打火机
*
爸爸
提前准备
9
化妆镜子
*
玮玮
娘家用好后，记得带回
10
新娘婚纱1套、裙撑、头纱、手套、皇冠
*
玮玮
娘家用好后，记得带回
11
午饭
*
爸爸
订购
12
床上八件套
*
爸爸
提前一天检查，当天早上铺
13
对熊
*
爸爸
早上放到床上
14
室内收拾
*
玮玮
提前两天全部搞定
15
花生、子孙桶等
*
玮玮
提前一天摆在卧室
16
一次性纸杯
*
妈妈
提前准备
酒店
1
1楼指示牌
*
小峰、王海涛
2
3楼指示牌
*
Grace、Helen
花店准备
3
签到台及两把椅子
*
小峰、王海涛
4
停车位
*
5
香槟酒塔
*
Grace、Helen
6
香槟酒杯（新人专用）、香槟酒
*
Grace、Helen
香槟塔为五层
7
礼仪台
*
Grace、Helen
8
三层蛋糕
*
Grace、Helen
9
盘子、蛋糕刀
*
Grace、Helen
10
手推车
*
Grace、Helen
用于放置蛋糕
11
红地毯
*
Grace、Helen
12
音响设备、音响线
*
周骏
周骏自带音响线备用
13
投影设备
*
*
黄晓凌
酒店提供1个，自己带1个
14
投影幕布
*
*
小峰、王海涛
酒店提供1个，自己带1个
15
现场花艺布置
*
Grace、Helen
花店提供，当天下午2点前开始准备
16
签到台狗狗鲜花
*
Grace、Helen
17
红酒
*
小峰、王海涛
从新家拿，中巴车带去
18
饮料
*
小峰、王海涛
19
喜糖（160份）
*
王虹、张莹
发放参加婚宴来宾，每人两包
20
席卡15张
*
王虹、远娅
提前一天准备
21
香烟、火柴
*
王虹、远娅
22
酒店喜烟
*
李健
23
酒店红包
*
李健
24
灯光
*
王海涛
婚房
1
果蓝
*
2
汽球、打气桶
*
充气后，外间地上随意放置
3
糖果
*
妈妈
4
矿泉水（2箱）
*
小峰、王海涛
婚礼前，帮忙亲友喝水
5
新娘婚纱2套、裙撑、头纱、手套、皇冠
*
范颖颖
6
新娘礼服、旗袍
*
范颖颖
7
新娘红色皮鞋、备用丝袜一双
*
范颖颖
8
新娘、新郎便服
*
范颖颖
9
新郎备用衬衣
*
范颖颖
10
伴娘服装
*
范颖颖
11
毛巾、梳子、洗发水、洗面奶、卸妆油
*
范颖颖
12
眼镜、隐形眼镜盒、备用隐形眼镜
*
范颖颖
13
吸管
*
范颖颖
14
新娘小包
*
范颖颖
第二天回家的时候使用，放置各种物品
道具
1
签到台笔记本电脑
*
陆榕
2
现场笔记本电脑2台
*
黄晓凌
斌斌的笔记本交给晓凌保管
3
大礼炮、小礼花
*
王虹、远娅
4
DVD、MTV、PPT
*
周骏
5
签到本
*
陆榕
6
金色签字笔2支
*
陆榕
7
蜡烛、蜡烛杯
*
王虹、远娅
8
托盘
*
王虹、远娅
9
戒枕
*
范颖颖
10
对戒
*
玮玮
11
大型打火机、大号火柴
*
王虹、远娅
12
花瓣篮
*
13
照像备份
*
王海涛
14
摄影备份
*
15
给介绍人的礼物
*
王虹、远娅
16
海报、支架
*
爸爸
17
接线板2个
*
小峰、王海涛
18
双面胶带
*
王虹、远娅
可能现场花艺需要用到
19
保险箱
*
新娘需随身带：餐巾纸、眼药水、别针、手提袋、手机
手提袋需和卓卓确认
新郎需随身带：信用卡、小红包、餐巾纸、手机、身份证、结婚证复印件
附录2:酒店确认问题列表
一、酒席相关
1、菜单内容
答：已确定
2、更换点心的价格
答：已确定
3、如果超过10个人，龙虾怎么分？
答：随意的，不是刻意分成多少份的
4、红酒可自带，饮料价格？
答：红酒自带，饮料16元1瓶
5、厨师几个
答：不知道
6、是否有总管人员
答：1个主管（Davids Zhu）、1个领班
7、蛋糕几层？切蛋糕的刀、分蛋糕的盘子是否提供？
答：三层，酒店提供刀和盘子
8、酒店提供香槟、香槟塔，香槟塔几层？
答：提供2瓶香槟，香槟塔4层
9、蛋糕、香槟、烛台3个仪式，共提供几个桌子？
答：1个桌子
二、婚房
1、几点钟可以开房
答：下午2点开房
2、需要身份证、结婚证复印件
答：1楼总台办理，需要身份证复印件、结婚证复印件，1000元押金。
3、婚房内是否有梳妆镜
答：有的
4、保险箱租借找谁，要多少钱
答：1楼总台领取钥匙，不要钱
5、婚房房卡几张
答：房卡只有1张
6、第二天几点前退房
答：中午12点前
7、酒店是否提供果篮
答：不提供果篮
三、其它
1、共有几个指示牌？
答：酒店提供2个指示牌，1个在1楼大堂，1个在3楼电梯口
2、签到台提供几把椅子
答：2把椅子
3、停车位几个？凭证或者票据？
答：1个婚车停车位
4、提供室内红地毯
答：提供1条
5、提供音响设备、音响线
答：酒店完全提供，周骏当天可提前沟通
6、提供投影幕布几块？多少时间？
答：背投2个
7、灯光
答：王海涛提前沟通
8、签到本问谁要
答：主管
9、是否提供挂海报的东西
答：不提供
10、现场布置可以使用哪种胶带
答：只能用玻璃胶，不能用双面胶
11、是否提供点蜡烛的点火器
答：不提供
12、提供几个麦克风
答：3个有线的麦克风，问音响师要
13、是否提供接线板？提供几个？
答：酒店完全提供
14、音响线如何连接电脑
答：音响师负责
15、桌号牌
答：不提供
附录3:婚礼用花合约
婚礼用花合约 2005.9.25
甲方：
乙方：
双方约定：
1 全场乙方提供的玫瑰必须是正宗台玫，不可用其他次等玫瑰。
2 乙方必须保证鲜花的新鲜。尽量当天插花，如有特殊情况需要隔天插花，需要征得甲方同意。
3 乙方必须配备足够花艺师到现场，在2005年9月25日下午四点半前完成所有花艺布置。否则以违约论，甲方可不支付剩余花款。
4 乙方布置需要按照备注栏里约定的内容和数量执行。
5 包含以下十九个项目的总价为****元。
6 用花地点：衡山宾馆三楼凯旋厅
7 双方约定以下“三色玫瑰”是指“水晶粉、木瓜粉、玫红”三种颜色的台玫，插花时三种颜色均分，各占1/3。
8 新娘捧花暂定用四色台玫，若9月25日当天有风信子花，再根据甲乙双方的商议决定新娘捧花的用花及造型。
项目
名称
备注
1
立体双面圆形拱门
7头插满,主花材使用三色玫瑰共500朵，配以白中略带紫色的洋枸梗，要求花门饱满、丰富。
迎宾完毕之后将该拱门移至室内，不得损坏。
2
白色布幔背景
背景中间上方放白底紫字的椭圆形wedding牌，边沿围满粉色玫瑰。
布幔前放置6个鲜花立柱，带灯光。立柱上的鲜花使用三色玫瑰、粉百合。
3
舞台大立柱
舞台上两个大立柱用30把粉色扶郎、粉百合、文竹装饰，只能用鲜花装饰，不能使用白纱。
4
舞台台沿鲜花
舞台台沿用粉色扶郎、粉百合围满，完全遮盖掉木制台沿。
5
讲台插花
舞台上的讲台摆放艺术插花，主花材使用三色玫瑰和粉百合插花，并且下垂部分遮盖住讲台面对观众的边沿。
6
烛台、香槟台、香槟杯饰花、蛋糕台
烛台、粉色圆形小蜡烛。香槟台及蛋糕台上洒杨兰和玫瑰花瓣，香槟杯用精美丝带打蝴蝶结并配上粉色玫瑰。
7
主桌花
使用双层高的铁艺花架，两层都要插花，主花材使用三色玫瑰和粉百合。
8
客桌花
使用高脚的铁艺花架，主花材使用三色玫瑰和粉百合。
9
主桌椅背金色蝴蝶结及玫瑰
乙方制作全新的金色蝴蝶结扎在椅背上，每个椅子配2朵粉色玫瑰。
10
立柱
红地毯左右两边各放置3个鲜花立柱，主花材使用三色玫瑰、粉百合。
11
立式指示牌
粉色背景，中间插粉色玫瑰形成长方形的造型，下方写新人名字。
12
新娘捧花及手腕花
四色台玫，将所有的叶子修剪去掉，要求造型丰富饱满，花杆先用紫色的纸包好，然后用紫色宽丝带绑牢。
13
新娘抛花
四色台玫，将所有的叶子修剪去掉，花杆先用粉色的纸包好，然后用粉色宽丝带绑牢。
14
感恩花
主花材使用三色玫瑰、粉百合，花束成长形，加韩国纱，要求外观精美。
15
婚礼彩车
两只白色小狗的造型、粉玫瑰、粉百合＋其他配材，将婚车装饰的精美、雅致。
赠送
16
红地毯花瓣
乙方赠送，凯旋厅内红地毯上洒满三色玫瑰花瓣，并在花篮或托盘上备足够的花瓣以供新人进场抛洒时使用。
17
胸花
乙方赠送以下人员的胸花：新郎3份、伴郎、伴娘、双方父母、证婚人、司仪。要求鲜花使用粉色台玫，保证新鲜，尤其是新郎的胸花一定要有备份。
18
婚房鲜花布置
乙方赠送婚房鲜花布置。
19
婚房气球
乙方赠送婚房内的气球布置。
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