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通用Excel库存管理系统，最好用的Excel出入库管理表格

花匠小妙招
2024-11-14 13:27

库管易网站的表格版块有很多实用出入库管理表格，得到广大仓库管理同行们的支持。
经过分析与提取各个表格中的实用功能，专门制作了本套《通用Excel库存管理系统》表格。
包含仓库货物做账用到的入库、出库、汇总、报表等全部功能，适合仓库的出入库管理。

使用前提：库存管理表格需要在Windows系统里面使用，苹果电脑的MAC系统无法使用。
这是VBA编程的表格，计算速度快、文件体积小，需要启用宏，才能正常运行VBA代码。
首次在Excel软件中打开表格时，上方自动弹出黄色提示条，点击“启用内容”即可启用宏。

一、系统登录与主界面
1、打开库存管理系统，首先看到的是登录界面，要求登录才可以进入系统管理。

系统内置了一个管理员账号：admin，初始密码：123。在登陆界面点击“修改密码”可以改为您自己想用的密码。

2、成功登录库存管理系统，首先显示操作主界面，这里列出了所有的功能模块。

主界面“功能导航”区域共有15个按钮，对应着不同的管理功能，点击按钮就可以进入相应的功能界面进行操作。

二、货物信息与基础资料
在开始做账前，需要完善货物信息与基础资料，在主界面点击“基础资料”按钮，进入资料填写工作表，界面分为左右两部分。
1、左面是货物(商品)的列表，里面已经输入了一些示例货物信息

（1）编号：就是货物编码，就像人的身份证一样，编号是货物的唯一标识，每个货物必须有一个编号并且不能重复。在制定编号时也可以根据企业的编码规则制定，也可以像示例数据那样直接使用顺序编号。
（2）货物名称、规格型号、单位、货物分类：请根据实际情况填写。
（3）入库参考价、出库参考价：这里是在出入库时的默认单价，在做账时表格会自动调用这里的数据做为参考。单据里可以修改为其它单价，每个货物都可以有多个单价，并不是只能使用这里的参考价。
（4）期初库存：在开始做账前，货物的库存数量，以后有出入库记录时，将在此数量基础上进行加减，如果没有期初库存请填写0或者空白。
（5）最低库存、最高库存：可以根据货物的出入库频率与订货周期自行设定，以后库存管理系统在货物库存数据太低或超高时给出库存报警，如果不需要库存报警功能可以填写0或者空白。

2、右面是货物出入库登记时，需要调用的一些基础信息

主要包括：供货单位(供应商)、领用单位、供货人、领料人、经办人、入库类别、出库类别。库存管理系统里已提供了一些示例的数据，可以根据自己的实际情况添加、删除或修改。基础信息列表里的数据，会在以后的出入库操作中频繁调用，以减少手工输入的麻烦。

三、货物(商品)出入库登记
货物入库或者发出时，在主界面点击“入库单”或者“出库单”，开始登记出入库记录，以做为库存汇总与查询的基础信息，下面以入库单为例：

1、基本信息：供货单位、出入类别、供货人(领料人)、经办人，都可以通过下载列表选择，表格会自动调用系统设置/基础信息列表里的数据。
凭证单号、日期，系统会自动生成，也可以手动修改。

2、货物输入：
（1）可以手工输入编号，系统自动填写这个编号的货物名称、规格型号、单位、单价、库别等信息，其中单价根据是入库单还是出库单自动判断，并调用货物列表里的入库价、出库价，可以使用默认单价，也可以在此处修改为其它单价。
提示：出入库单据的货物列表，默认显示10行，当输入的货物超过10行时，会自动增加货物列表行数，最大支持100行。
（2）也可以双击单元格弹出货物浏览窗口，系统列出所有的货物信息。

货物浏览窗口中列表的各列宽度，根据“系统设置/货物列表”各列宽度，自动调整。同时，还可以选择是否连续输入、是否弹出单价输入窗口等。

3、保存单据
输入所有货物、单价、数量、备注等信息，点击单据右侧的“保存”按钮，这一张入库单(或者出库单)的信息就登记成功。
如果在输入过程中，想放弃当前的单据，请点击单据右侧的“新建”按钮，清空当前单据里的所有信息，并且新建一张出入库单据。

4、查询、修改、删除
出入库单据保存后，希望修改或者删除那张单据的信息，点击右侧“查询”按钮，将会列出历史单据，在列表里双击单据所在行，就可以查询出单据的数据。
如果想删除整张单据，请点击单据右侧的“删除”按钮；如果想修改部分信息，在单据中进行修改，然后点击单据右侧的“保存”按钮，此时会弹出单据覆盖提示对话框，点击“是”将覆盖以前的数据，也就是以修改后的数据替换以前的数据；

四、库存浏览与库存报警
在主界面点击“库存汇总”按钮，进入此功能模块的工作表，点击“刷新库存”显示最新的货物库存信息。

列表里显示所有货物的当前库存数量，同时会根据“最低库存”与“最高库存”显示存量提示(库存报警)，库存数量太低的货物会用红色显示，库存数量过高的货物会用蓝色显示。

五、各类出入库数据查询方法
1、进出库明细(出入库记录表)
在主界面点击“进出明细”打开出入库数据库，列出所有出入库记录明细（相当于进出记录数据库）。

进出明细是保存出入库记录原始数据，如非特殊情况不要手工修改，请使用上面介绍过的单据查询修改的方法。如果在这里直接修改数据，因为进出明细数据量太多并且涉及各列关联，很容易修改错误，要特别小心。

2、单品查询
在主界面点击“单品查询”，进入单个货物的进出记录查询工作表(出入库明细报表)。

输入货物编号、开始日期、结束日期，点击“查询”按钮，列表出指定货物、指定日期的出入库明细报表。
上面截图显示的是没有输入货物编号，查询指定日期段的所有货物出入库明细报表。

3、三栏台账
在主界面点击“三栏台账”，可以进入某款货物的三栏明细台账查询工作表。

可以指定开始日期、结束日期，如果不指定，则默认是查询某款货物的所有进出台账。输入或者双击单号弹出货物选择窗口，指定查询哪一款货物三栏台账。其中的发出成本使用加权平均法进行核算

4、进出查询
在主界面点击“进出查询”，可以进行更加灵活、强大的高级查询工作表。

在工作表的列头，可以设置各种查询条件：单据类型、出入类型、供领单位、供领人、日期、编号、经办人等，点击“开始筛选”自动列出相应的出入库记录。

5、进销报表
在主界面点击“日月报表”，进入货物期间统计报表(进销存报表)。

输入需要查询的起止时间，然后点击“统计”按钮，就可以查询所有货物的进销存报表，这里会自动计算与汇总货物的期初结存，本期收入、本期发出，期末结存等信息，其中的发出成本使用移动加权平均法进行核算。
提示：终止日期如果小于当前日期时，期末结存显示的并不是货物的当前库存数量，而显示的是截止到指定日期的库存数量。如果显示希望显示所有信息，请把起始时间设为第一次记账前的日期，并把终止时间设为大于当前日期。

6、进出统计
在主界面点击“进出统计”，可以统计汇总入库数据、出库数据。

统计汇总的条件项，可以指定时间、供领单位、货物分类、出入类别等，自动汇总出入库的数量、金额等。

7、单据查询
在主界面点击“单据查询”，可以查询以前登记过的出入库单据。

查询出单据列表，操作提示列会用红色显示“双击打开”文字，双击此列，可以自动查询与打开对应单据的祥细信息。

六、系统设置与数据管理
1、系统设置
设置Excel出入库管理表格的运行参数，可以根据自己的实际需求，进行独立设置。

系统设置已经有默认参数，如果没有特殊要求，可以直接使用默认设置项，不需要任何设置就可以正常运行。

2、账号管理
系统可以添加多个账号，每个账号分别设置不同的操作权限。

在权限分配设置界面，红色显示的为重要权限，对整个系统的运行会有直接影响，请慎重分配给指定用户。

3、数据管理
对系统内的记录、设置、信息等进行管理，此项功能属于重要操作，直接影响整个系统内的数据。

（1）数据备份：将系统内所有数据记录：基础资料、进出明细、用户信息、系统设置等，导出到Excel文件做为备份。
（2）数据还原：使用备份的数据，导入到当前表格，并覆盖系统内数据。还原前请做好备份，数据导入后不可恢复。
（3）期末结转：清理编号重复货物，删除所有进出数据，使用当前库存转为期初库存，可防止数据过多的运行压力。
（4）系统初始化：清空数据与记录，回到没有任何数据的初始状态。初始化清空数据不可恢复，操作前请做好备份。

七、通用Excel库存管理系统下载：
分别制作了两种格式文件，功能上完全一样，其中Excel2003格式可以在2007或以上版本中兼容；
如果不是特别老旧的电脑，推荐下载第二个文件，适配新版Excel，占用空间更小、运行速度更快。

1、适合Excel2003及以上版本兼容使用的通用Excel库存管理系统（最后更新：2024年1月3日，查看更新记录）

通用Excel库存管理系统.xls (1.75 MB, 下载次数: 53964)

2、适合Excel2010、2013、2016、2019、2021使用的库存管理系统（最后更新：2024年1月3日，查看更新记录）

通用Excel库存管理系统.xlsm (818.63 KB, 下载次数: 80795)

通用Excel库存管理系统，

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如果有使用疑问、功能需求、开发建议等，请在本贴回复，库存管理系统会在大家的共同关注中不断进步。